表計算ソフトといったら、まずMicrosoft社のExcelを思い浮かべると思います。
私自身も、学生時代にはExcelしか使ったことがありませんでした。
会社に入ってからGoogleスプレッドシートを使う機会が増え、
使っていくうちに、素朴な疑問にたどり着きました。
この2つの違いとは一体何だろう・・・？
今回はExcelとGoogleスプレッドシートをメリット・デメリットに分けて
違いを説明したいと思います。
ExcelとGoogleスプレッドシートの共通点
Microsoft社のofficeから出ているExcelとGoogle社のGoogleスプレッドシートは、
両方とも表計算ソフトで、使い方や基本的な機能も基本的には同じです。
両方とも、関数を使って計算をすることができますし、簡単なグラフを作成することもできます。
編集画面もほとんど同じような感じになっています。
Microsoft社のExcel
Google社のGoogleスプレッドシート
スプレッドシートの方は、上のツールバーがシンプルになっていますね。
それに比べExcelは細かいボタンがたくさんあります。
Excelのメリット
それぞれのメリットとデメリットについて説明していきたいと思います。
まずは2つを比較して、Excelの優れている点です。
オフラインで編集が可能である
Excelはインターネットに接続していなくても使うことができます。
なので、Wi-Fiはどこだー！と血眼になって探さなくてもどこでも編集が可能ということです。
また、通信障害などによって作業が出来なくなるという心配はありません。
反応速度が速い
Excelの方が、スプレッドシートよりも反応速度が速いです。
スプレッドシートはGoogleサーバーを使用しているので、Excelよりスピードが遅くなります。
普通に操作をする分には気にならないですが、データ量や計算式が多くなると、動作がとても重くなります。
見た目が凝ったものを作れる
Googleスプレッドシートは装飾に関しては最低限の機能しかありません。
無料ソフトなのでそれでも十分ではあると思いますが・・・
今まで、Excelで会社の資料などを作成していた人は物足りなく感じると思います。
Excelでは、スプレッドシートよりもフォントの数やフォーマットの数が豊富となっています。
Excelは表計算以外にも使うことができますが、スプレッドシートはあくまで表計算ソフトと割り切っているので機能もシンプルになっているということです。
初心者にも分かりやすい
本屋さんに行くと、Excelの解説本は多数販売されており、初心者の方でも始めやすいやすいのではないかと思います。
ネットから必要な情報を引っ張ってきて調べなければいけないスプレッドシートは
ネット初心者には少し難しいのではないかと思います。
Excelのデメリット
次にExcelのデメリットをご紹介したいと思います。
有料ソフトである
Windowsのソフトですので、もちろんWindowsを使用しなければいけないですし
Excelのライセンス料金を支払う必要があります。
ファイルを共有する場合に手間がかかる
他の人とファイルを共有する場合には、メールなどで送ったり、USBで相手のパソコンに入れたりといった作業が必要になります。
ひとつのファイルを複数で修正したりする場合は、データの更新ミスなどが起こる場合があります。
自分で保存作業が必要である
スプレッドシートは自動的に保存をしてくれますが、Excelはしてくれません。
保存作業を行わず、ファイルを誤って閉じてしまうとデータが消えてしまいます。
Googleスプレッドシートのメリット
次にGoogleスプレッドシートのメリットについてです。
無料で使用できる
インターネット上のアプリであるので、インターネット環境があれば誰でも無料で利用することができます。
自動的に保存される
Excelでは保存作業を行わなければ、ファイルは保存されませんが
スプレッドシートはGoogleドライブに自動的に保存されます。保存忘れを心配する必要はありません。
また途中で電源が切れてしまっても、直前のデータが残っているので安心です。
パソコン、タブレット、スマホどの端末でも閲覧可能
Googleスプレッドシートは、会社で作成したデータを出先でスマートフォンやタブレットで
閲覧することが可能です。
他の人とリアルタイムで同時に編集が可能
Googleドライブに保存されるので、他の人と同時にファイルを開いて編集作業をすることができます。変更がリアルタイムで反映されるので、ミスなどを防ぐことができます。
Googleスプレッドシートのデメリット
次にGoogleスプレッドシートのデメリットについてです。
オフラインでは使えない
インターネット上のアプリケーションを使用するので、もちろんインターネット環境がないと使用することができません。
出先で使用したいときは、Wi-Fi環境がある場所を探さなければいけません。
通信障害が起こると、更新作業が出来なくなる
インターネットを使用しているので、通信障害が発生すると更新作業などができなくなる場合があります。
動作速度が遅くなったり不安定なったりする
サーバーの状況によって動作速度が遅くなったり、不安定になったりすることがあります。
また、データ量や計算式が多くなると速度が遅くなります。
結局どっちが良いの？
凝った資料を作りたい・普段仕事用：Excel
複数で作業をする：Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは本当にシンプルな表計算ソフトという感じなので、
計算以外の機能がほとんどないので、資料を作ったりするのはExcelを使用したほうが様々な装飾ができると思います。
しかし、複数で作業をする場合はGoogleスプレッドシートの方が簡単に共有することができると思いますし、ミスを減らすことができると思います。
まとめ
ここまで話してきましたが、最後はやっぱり使ってみて
自分がどちらが使いやすいと感じるかと、どこを重要視するかだと思います。
私自身は、ずっとExcelを使用してきて、会社に入り初めてGoogleスプレッドシートを使いました。
初めは使い方に戸惑いましたが、シンプルなGoogleスプレッドシートは見やすいですし
保存の必要もないので、ずぼらな私には合っているなと思いました。
それでも、今でもExcelとGoogleスプレッドシートを時と場合によって使い分けています。
皆様も自分に合った使い方を見つけてください！参考になれば幸いです。
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